Fichaje con geolocalización: ¿es legal? Límites y consentimiento

La geolocalización en el fichaje es legal, con condiciones

No existe ninguna norma que prohíba usar la ubicación del móvil para fichar. El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores permite a la empresa adoptar medidas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, y confirmar dónde se ficha entra dentro de ese margen. El problema no es si se puede, sino cómo se hace: la clave está en el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), que regula expresamente el uso de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral.

El registro de jornada en sí sigue siendo obligatorio para todas las empresas por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, como explicamos en ¿es obligatorio el registro horario?. La geolocalización es una capa adicional, opcional, que algunas empresas añaden para confirmar el lugar de fichaje. No la exige la ley del registro de jornada.

El principio que lo decide todo: proporcionalidad

La AEPD y los tribunales aplican siempre el mismo filtro: ¿la medida es idónea, necesaria y equilibrada para el fin que persigue? Aplicado al fichaje, eso se traduce en tres reglas prácticas.

• Captar la ubicación solo en el momento de fichar, no de forma continua durante toda la jornada. Un rastreo permanente del móvil no es proporcional para simplemente confirmar dónde se empezó y acabó a trabajar.
• Guardar solo lo necesario: si basta con confirmar que el fichaje se hizo dentro de un radio del centro de trabajo o de la ruta de reparto, no hace falta un histórico detallado de coordenadas.
• Limitarlo a jornada laboral: la geolocalización no puede seguir activa fuera del horario de trabajo ni en el móvil personal cuando no se está fichando.

Información previa: el requisito que nunca falta

El artículo 90.1 de la LOPDGDD exige que la empresa informe de forma expresa, clara e inequívoca a la plantilla y a sus representantes, antes de implantar la medida, sobre la existencia y características de estos dispositivos de geolocalización. No basta con una cláusula perdida en el contrato: hay que comunicarlo de forma específica, igual que ocurre con el resto de tratamientos de datos del fichaje que repasamos en control horario y RGPD.

1. 1Informa por escrito de que el fichaje usa geolocalización, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se guarda.
2. 2Explica que la ubicación solo se capta al fichar, no durante el resto de la jornada.
3. 3Si hay representación legal de los trabajadores, consúltala antes de implantar la medida (buena práctica, aunque el artículo 90 no la condiciona a su visto bueno).

¿Y el consentimiento del trabajador?

Aquí está el matiz que más confunde: no hace falta pedir consentimiento, y de hecho no sería una base jurídica válida. En una relación laboral, el trabajador no está en una posición real de negarse sin consecuencias, así que la AEPD no acepta el consentimiento como base legítima para el control horario ni para la geolocalización asociada. La base es otra: el cumplimiento de una obligación legal y el interés legítimo de verificar el lugar de trabajo, siempre dentro de los límites de proporcionalidad que hemos visto.

Lo que sí es obligatorio es informar, no pedir permiso. Son dos cosas distintas y se confunden con frecuencia.

Por eso en Plantya el fichaje desde el móvil permite activar la confirmación de ubicación solo cuando aporta valor (equipos con movilidad en comercio o servicios a domicilio), sin mantener un rastreo continuo ni guardar más datos de los necesarios.