Qué dice la ley
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y estableció la obligación de garantizar el registro diario de jornada. La norma exige que el registro incluya el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
La finalidad es doble: combatir el exceso de horas no remuneradas y dar seguridad jurídica tanto a la empresa como a la plantilla. Por eso el registro debe ser fiable, objetivo y, sobre todo, accesible cuando lo pida la Inspección de Trabajo, la persona trabajadora o sus representantes.
¿A quién aplica?
A todas las empresas con personal por cuenta ajena, sin excepción por número de empleados ni por actividad. Da igual que tengas dos camareros o cincuenta administrativos: si hay contrato laboral, hay obligación de registro.
- Contratos a tiempo completo y a tiempo parcial (en los parciales el control es aún más estricto).
- Personal fijo, temporal, fijo-discontinuo y en prácticas.
- Todos los sectores: hostelería, comercio, oficinas, sanidad, industria…
Excepciones
Quedan fuera las relaciones laborales de carácter especial con regulación propia (alta dirección, por ejemplo) y el trabajo autónomo, que no es relación laboral por cuenta ajena.
Qué debe incluir el registro
La ley no impone un formato concreto (vale papel, hoja de cálculo o software), pero sí un contenido mínimo. Un registro válido recoge, día a día y por persona:
- 1Hora de inicio de la jornada.
- 2Hora de finalización de la jornada.
- 3El cómputo se hace por jornada diaria y se totaliza por periodos (normalmente mensual).
Además, la empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Un Excel guardado en el portátil de gerencia no cumple ese requisito de accesibilidad.
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Probar Plantya gratisPapel y Excel: por qué se quedan cortos
Registrar la jornada en una libreta o en una hoja de cálculo es legal, pero frágil. La Inspección valora que el registro sea objetivo y no manipulable a posteriori. Una hoja que cualquiera puede editar y rellenar a final de mes difícilmente demuestra las horas reales, y deja a la empresa sin defensa ante una reclamación.
Un sistema digital de fichaje resuelve esto: marca la hora real, guarda quién y cuándo, y genera el informe listo para entregar. Si quieres profundizar, mira cómo elegir un software de control horario o el caso concreto de la hostelería.
Qué pasa si no lo llevas
No cumplir es una infracción grave en materia laboral. Las sanciones pueden alcanzar varios miles de euros por centro de trabajo, y se agravan si la falta de registro oculta horas extra no pagadas. Lo desglosamos en sanciones por no llevar el control horario.
En resumen: el registro horario es obligatorio para todas las empresas, debe recoger inicio y fin de jornada, conservarse cuatro años y estar disponible para Inspección. Hacerlo en digital no solo cumple: te protege.