Fichaje con huella digital: ¿es legal? Lo que dice la AEPD

Por qué la huella no es un dato cualquiera

La obligación de registrar la jornada no dice cómo debe ficharse: vale un PIN, una tarjeta, el móvil o, en teoría, la huella dactilar. Pero el RGPD (artículo 9) clasifica los datos biométricos usados para identificar a una persona de forma única como categoría especial, el mismo nivel de protección que la salud o la orientación religiosa. Eso cambia por completo lo que puede exigir una empresa a su plantilla para fichar.

Ya lo apuntábamos al hablar de control horario y RGPD: el fichaje trata datos personales, y cuanto más sensible es el dato, más estricta es la norma que lo regula.

Qué dice la AEPD sobre la huella en el fichaje

La Agencia Española de Protección de Datos publicó en 2023 una guía específica sobre el control de presencia con sistemas biométricos. Su conclusión, resumida: usar la huella o el reconocimiento facial para fichar no es conforme con el RGPD como regla general, salvo que exista una norma con rango de ley que lo autorice expresamente para ese fin.

Esto deja a la empresa en una posición incómoda si ya tiene instalado un lector de huella para fichar: no basta con informar o pedir el visto bueno de la plantilla, porque la base jurídica que lo sostendría (consentimiento) no se considera válida en este contexto.

¿Hay alguna excepción?

Sí, pero son estrechas. El Reglamento General de Protección de Datos permite tratar datos biométricos cuando una ley (no un convenio colectivo, ni una política interna) lo autoriza explícitamente para esa finalidad, o cuando es necesario por razones de interés público esencial. En el ámbito del control horario, esas excepciones prácticamente no se dan: no existe hoy una ley española que autorice de forma expresa la huella dactilar como método de fichaje.

Distinto es el caso de la huella usada únicamente para desbloquear el propio móvil del trabajador (como hace cualquier persona con su teléfono personal) y no para transmitir ni almacenar ese dato biométrico en los sistemas de la empresa. Ahí el dato nunca sale del dispositivo ni lo trata la empresa, así que no entra en el mismo supuesto.

Qué riesgo corre la empresa que ya usa un lector de huella

• Una sanción de la AEPD por tratamiento de datos de categoría especial sin base jurídica válida, que puede ser elevada según el volumen de plantilla afectada.
• Una reclamación de un trabajador que se niegue a dar su huella y a quien no se le ofrezca una alternativa real.
• Tener que sustituir el sistema de golpe si hay una inspección o una denuncia, en lugar de migrar con calma a otro método.

Alternativas que cumplen igual sin ese riesgo

El objetivo de evitar que alguien fiche por otro compañero (el llamado "fichaje por suplantación") se puede cubrir con métodos que no tratan datos biométricos:

1. 1Fichaje desde el móvil personal: cada persona ficha con su propia cuenta, algo que ya identifica de forma razonable quién fichó. Es el método del fichaje de Plantya.
2. 2PIN individual en un kiosco compartido: útil cuando varias personas fichan en la misma terminal, como en un sector de turnos rotativos.
3. 3Geolocalización puntual al fichar (no un rastreo continuo): confirma que el fichaje se hizo en el centro de trabajo, con los límites que ya vimos en fichaje con geolocalización.
4. 4Tarjeta o código QR individual: una opción física sin dato personal sensible detrás.

Ninguno de estos métodos es infalible al cien por cien contra la suplantación, pero tampoco lo es la huella (un compañero puede llevarse el móvil de otro igual que usar su dedo en según qué lectores). La diferencia legal es que estos métodos no exponen a la empresa a tratar un dato biométrico sin cobertura.