Cómo corregir un fichaje erróneo sin invalidar el registro

Un fichaje mal hecho no es lo mismo que un registro falseado

El registro de jornada es obligatorio desde el RD-ley 8/2019, pero la norma nunca ha exigido que sea perfecto desde el primer clic. Exige que sea fiable: que refleje la hora real trabajada y que cualquier cambio quede identificado. Un olvido puntual (una salida sin marcar, una entrada duplicada por un doble toque en el kiosko) es un error humano corriente y se corrige sin problema. Lo que sí es grave es borrar o reescribir un fichaje sin dejar rastro de qué se cambió, cuándo y quién lo hizo, porque eso convierte un registro fiable en uno manipulable a ojos de la Inspección de Trabajo.

Los errores más habituales al fichar

• Olvidar fichar la salida al final del turno y arrastrar la hora de la mañana siguiente.
• Fichar dos veces seguidas por un fallo de conexión o un doble toque en el móvil o el kiosko.
• Fichar la entrada de un compañero por error, con el terminal compartido de la tablet.
• No poder fichar la entrada porque el móvil se quedó sin batería o sin cobertura.
• Confundir el turno partido y marcar solo una de las dos entradas o salidas del día.

Qué exige la ley al modificar un fichaje

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no detalla un procedimiento de corrección paso a paso, pero de la exigencia de que el registro sea fiable y objetivo se derivan tres condiciones que cualquier corrección debe cumplir. Primero, que quede constancia de que ha habido un cambio (no basta con sobrescribir la hora original como si siempre hubiera sido esa). Segundo, que se identifique quién hizo la corrección y cuándo. Tercero, que el trabajador afectado tenga conocimiento del cambio, idealmente dando su conformidad, porque al final es su jornada la que se está reconstruyendo.

Cómo hacerlo bien en la práctica

Cuando un empleado se da cuenta de que olvidó fichar, lo mejor es que lo comunique el mismo día o al día siguiente, no semanas después cuando ya nadie recuerda el horario real. La persona responsable de RR. HH. o el encargado revisa la incidencia, confirma la hora real (por el cuadrante previsto, por un compañero que estaba presente, por otra prueba razonable) y añade el fichaje que falta o corrige el duplicado, dejando una nota de por qué se ha hecho el cambio.

En papel o en un Excel compartido, esto se traduce en tachar la anotación errónea sin borrarla del todo y escribir al lado la corrección con fecha y quién la hizo. Es un método válido, pero lento y fácil de hacer mal cuando hay varias personas fichando cada día. Un software de registro horario resuelve esto de forma automática: guarda un historial de cada cambio (quién lo hizo, cuándo y qué valor había antes) sin que la corrección borre el dato original, así que el registro sigue siendo fiable aunque haya tenido ajustes.

Qué pasa con la privacidad de ese historial de cambios

El historial de correcciones también son datos personales del trabajador, así que aplican los mismos límites que al resto del registro de jornada frente al RGPD: solo debe acceder a él quien gestiona las incidencias de fichaje, se conserva el mismo plazo que el registro (cuatro años) y no debe usarse para fines distintos al control horario, como evaluar el desempeño por el número de correcciones que tiene cada persona.

Cuándo un fichaje corregido sí es un problema

El riesgo real aparece cuando las correcciones dejan de ser la excepción y se convierten en la norma: si cada semana se ajustan decenas de fichajes para que cuadren con una jornada que en realidad no se cumplió, o si es siempre la misma persona la que reescribe las horas de otros sin que quede rastro, ya no se está corrigiendo un error, se está falseando el registro. Ese uso sí puede considerarse infracción grave, con las mismas sanciones que no llevar registro en absoluto.