Cuándo actúa la Inspección de Trabajo
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) revisa el registro de jornada por varios motivos: una denuncia de un trabajador (por ejemplo, por horas extra no pagadas), una campaña de oficio centrada en un sector con mucha temporalidad como la hostelería o el comercio, o simplemente porque una visita por otro motivo (un alta, una cotización) deriva también en la revisión del control horario.
No hace falta que exista sospecha de fraude para que la Inspección pida el registro: es una de las comprobaciones más habituales en cualquier visita a un centro de trabajo desde que el registro horario es obligatorio.
Cómo se desarrolla la visita
- 1El inspector se presenta en el centro de trabajo, normalmente sin previo aviso y en horario de actividad.
- 2Se identifica y pide hablar con la persona responsable presente (encargado, gerente o titular).
- 3Solicita el registro de jornada del periodo que le interese, que puede abarcar varios meses.
- 4Puede entrevistar por separado a trabajadores presentes sobre su horario real.
- 5Si detecta indicios de incumplimiento, puede levantar acta de infracción en el momento o requerir la subsanación en un plazo determinado.
No hace falta esperar a un aviso previo
El acta se puede levantar en la propia visita. Por eso el registro tiene que estar accesible ya, no reconstruirse a toda prisa cuando el inspector está en la puerta.
Qué documentación te va a pedir
- El registro diario de jornada, con hora de inicio y de fin de cada persona.
- Los contratos de trabajo y el horario o jornada pactada.
- Los cuadrantes u horarios previstos, para compararlos con lo realmente registrado.
- El desglose de horas extra o, en contratos a tiempo parcial, de horas complementarias.
- El alta en Seguridad Social de las personas presentes en el centro.
Con un sistema como el registro horario de Plantya, todo esto está siempre listo: el informe se exporta en segundos, sin depender de que alguien lo tenga guardado en el ordenador correcto.
Errores que más detecta la Inspección
- Registrar solo la jornada teórica pactada, no la hora real de entrada y salida.
- Fichajes rellenados a mano al final de la semana en vez de en el momento.
- No registrar los refuerzos de temporada o los días de mucha actividad.
- No poder aportar el registro de meses anteriores, aunque la ley obliga a conservarlo cuatro años.
Estos son también los fallos que más pesan a la hora de calcular la sanción si la Inspección los detecta: lo explicamos con detalle en sanciones por no llevar el control horario.
Cómo llegar preparado sin agobios
La mejor preparación para una inspección no es un simulacro el día antes, es que el registro funcione bien todos los días del año. Si el fichaje es digital y automático, el informe de cualquier periodo está a un clic, tanto si el negocio es un despacho como si es un local de hostelería con turnos partidos y mucha rotación.
En resumen: la Inspección puede llegar sin avisar y pedir el registro de varios meses en el acto. Tenerlo digital, completo y accesible es la diferencia entre resolver la visita en cinco minutos o enfrentarte a una sanción.
Ten siempre el registro de jornada de tu equipo listo para enseñar, sin buscar papeles.
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