Cuatro años: el plazo de conservación del registro de jornada
El Real Decreto-ley 8/2019, que dio origen al registro de jornada obligatorio, no fija de forma expresa cuántos años hay que guardar ese registro. El plazo que se aplica en la práctica es de cuatro años, el mismo que marca el artículo 21 del Estatuto de los Trabajadores para la prescripción de las acciones derivadas del contrato de trabajo y el que utiliza la Inspección de Trabajo como horizonte para investigar posibles infracciones.
El plazo cuenta desde el día siguiente a cada jornada registrada, no desde que el trabajador deja la empresa. Es decir, los registros de un mes concreto hay que guardarlos hasta esa misma fecha cuatro años después, aunque la persona ya no forme parte de la plantilla en ese momento.
¿Es el mismo plazo que el de las nóminas o los contratos?
No todos los documentos laborales se guardan el mismo tiempo, y confundirlos genera dudas frecuentes. Las nóminas y los boletines de cotización a la Seguridad Social también se conservan cuatro años, en su caso porque lo exige la normativa de cotización. Los contratos de trabajo, en cambio, conviene guardarlos mientras dure la relación laboral y algunos años más después, porque acreditan la antigüedad y las condiciones pactadas ante cualquier reclamación futura. El registro de jornada comparte plazo con las nóminas, pero es un documento distinto: mientras la nómina certifica lo que se paga, el registro certifica las horas realmente trabajadas cada día, y ambos deben poder cruzarse si la Inspección lo pide.
Quién debe custodiar el registro y quién puede pedirlo
La obligación de conservar el registro recae siempre en la empresa, nunca en el trabajador. Durante esos cuatro años, el registro debe estar a disposición de tres partes: la propia persona trabajadora (puede pedir copia de su registro en cualquier momento), sus representantes legales (comité de empresa o delegados de personal) y la Inspección de Trabajo, que puede solicitarlo sin previo aviso y sin que medie denuncia alguna.
En qué formato guardarlo
La ley no impone un soporte concreto: vale papel, una hoja de cálculo o un software de fichaje. Lo que sí exige es que el registro sea fiable, esté ordenado por persona y por día, y pueda entregarse íntegro y legible en el momento en que se pida. Ahí es donde el papel y el Excel guardado en un único ordenador suelen fallar: un archivador que se moja, un disco duro que se estropea o un fichero que alguien borra por error dejan a la empresa sin forma de demostrar cuatro años de jornada, aunque el fichaje se hiciera correctamente en su día.
Consejo
Si usas hojas sueltas o Excel, haz copias de seguridad periódicas y en más de un sitio. Un software de registro horario resuelve esto de raíz: guarda cada fichaje en la nube desde el primer día y lo mantiene exportable en cualquier momento, sin depender de un archivo local.
Qué pasa si no puedes presentar el registro cuando lo piden
Si la Inspección de Trabajo pide el registro y la empresa no puede aportarlo (porque se ha perdido, porque nunca se llevó o porque está incompleto), la falta se trata como si el registro no hubiera existido. Eso traslada la carga de la prueba: ante una reclamación de horas trabajadas o una discrepancia sobre el horario, es la empresa quien tiene que demostrar la jornada real, y sin registro esa defensa es prácticamente imposible. Las sanciones por no llevar el registro se aplican igual si el registro existió pero se perdió antes de tiempo que si nunca se hizo.
Cómo evitar perder el registro antes de tiempo
La forma más simple de garantizar los cuatro años de conservación es que el registro no dependa de un único archivo ni de una sola persona. Centralizar el fichaje en una herramienta digital evita el riesgo de pérdida y, de paso, facilita generar el resumen mensual o el histórico completo de una persona en segundos, algo que en papel puede llevar horas cuando la Inspección lo pide con poco margen. Esto pesa especialmente en negocios con rotación de personal alta, donde cada baja se lleva consigo la memoria de quién guardaba qué carpeta y dónde.
Si trabajas con una gestoría o asesoría laboral, conviene aclarar desde el principio quién conserva el registro de jornada: si lo hace la gestoría junto con las nóminas o si se queda en la propia empresa. Sea quien sea, lo importante es que los cuatro años queden cubiertos sin huecos, incluso si cambias de proveedor de nóminas o de sistema de fichaje por el camino.
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