¿Un becario tiene que fichar igual que un empleado?

Depende del tipo de beca. Si tiene un contrato en prácticas, sí, con las mismas obligaciones de registro que cualquier trabajador. Si son prácticas curriculares o extracurriculares sin contrato, no aplica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, pero conviene registrar su asistencia según el convenio de cooperación educativa.

¿Qué diferencia hay entre un contrato en prácticas y unas prácticas curriculares?

El contrato en prácticas es un contrato de trabajo real, con salario y cotización, para quien acaba de titularse. Las prácticas curriculares o extracurriculares se hacen durante los estudios, sin relación laboral, bajo un convenio entre la empresa y el centro educativo.

¿Qué riesgo hay si trato a un estudiante en prácticas como un empleado más?

Si el becario cubre un puesto real con el mismo horario y subordinación que un trabajador, la Inspección de Trabajo puede entender que hay una relación laboral encubierta, con cotizaciones pendientes y sanciones. Llevar un registro claro de sus horas ayuda a demostrar que se ajustan al convenio de prácticas.

¿Tienen que fichar los becarios y estudiantes en prácticas?

La pregunta clave: ¿hay relación laboral o no?

La obligación de registrar la jornada nace del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RD-ley 8/2019, y aplica a toda relación laboral por cuenta ajena. El punto de partida para saber si un becario debe fichar no es su edad ni si cobra, sino si existe o no un contrato de trabajo.

Bajo la palabra "becario" se esconden en realidad dos situaciones muy distintas, y conviene no mezclarlas.

Contrato en prácticas: sí hay obligación de registro

Si la persona tiene un contrato formativo en prácticas (el que firma alguien con titulación universitaria o de FP reciente), existe relación laboral ordinaria. Cobra salario, cotiza a la Seguridad Social y tiene los mismos derechos laborales que cualquier otro empleado, incluido el de ver registrada su jornada día a día.

Regla simple

Si hay contrato de trabajo (indefinido, temporal o formativo en prácticas), hay obligación de registro horario. Sin excepciones por el tipo de contrato.

Prácticas curriculares y extracurriculares: no hay relación laboral

Distinto es el caso del estudiante que hace prácticas académicas (curriculares, si forman parte del plan de estudios, o extracurriculares, si son voluntarias pero gestionadas por la universidad o centro de FP). Aquí no hay contrato de trabajo, sino un convenio de cooperación educativa entre la empresa y el centro formativo. El estudiante no es trabajador de la empresa, así que no le aplica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores ni, por tanto, la obligación legal de registro horario en ese sentido estricto.

Eso no significa que valga todo. El convenio de cooperación educativa fija un horario de prácticas (normalmente un máximo de horas diarias y semanales) que la empresa debe respetar, y suele exigir llevar un control de la asistencia para justificar ante el centro educativo las horas realmente cumplidas. En la práctica, casi todas las empresas acaban llevando igualmente un registro de entrada y salida del becario, aunque la base legal sea distinta a la del resto de la plantilla.

Lleva el control de becarios y del resto del equipo desde el mismo panel, sin complicarte con hojas sueltas.

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Por qué conviene fichar a los becarios igual que a la plantilla

Evita discusiones sobre si una beca encubre en realidad una relación laboral (un riesgo real si el becario hace el mismo trabajo que un empleado, con el mismo horario y bajo la misma dependencia).
Facilita el informe de asistencia que pide la universidad o el centro de FP para validar las prácticas.
Da trazabilidad si la beca se convierte después en un contrato en prácticas o indefinido.
Mantiene un único criterio en la empresa, sin llevar un control distinto para cada tipo de persona.

Esto es especialmente relevante en empresas con mucha rotación de becarios por temporada, como las que ya vimos al hablar del control horario en autónomos con empleados: cuantas más entradas y salidas de personas distintas, más conviene que el fichaje sea simple y no dependa de que alguien se acuerde de anotarlo a mano.

Cómo llevar el control de un becario en la práctica

No hace falta montar un sistema distinto para la persona en prácticas. Lo más sencillo es darle de alta en el mismo sistema que usa el resto del equipo, con su propio horario (el que fije el convenio de cooperación educativa o el contrato en prácticas) y dejar que fiche igual que cualquier compañero.

1Da de alta al becario con las horas máximas diarias y semanales que marca su convenio o contrato.
2Que fiche desde su propio móvil con el fichaje de Plantya, o con un kiosco compartido con PIN si usa la misma terminal que el resto del equipo.
3Al cierre del mes, descarga su informe de asistencia para entregarlo a la universidad o centro de FP si lo piden, o guárdalo junto al resto del registro si tiene contrato en prácticas.
4Si las prácticas se convierten en contrato, el histórico de horas ya está en el mismo sitio: no hay que empezar de cero.

Qué pasa si se disfraza un puesto de trabajo como beca

Si un becario cubre un puesto real, con el mismo horario, las mismas tareas y la misma subordinación que un trabajador contratado, la Inspección de Trabajo puede considerar que existe una relación laboral encubierta, con las consecuencias de cotizaciones no ingresadas y posibles sanciones. Tener un registro claro de las horas de prácticas (y que coincidan con lo que fija el convenio de cooperación educativa) es parte de la defensa frente a esa sospecha, no solo frente a Inspección.

En resumen: el becario con contrato en prácticas ficha igual que cualquier empleado. El estudiante en prácticas curriculares o extracurriculares no tiene relación laboral, pero conviene registrar igualmente su asistencia según lo que fije el convenio de cooperación educativa, por transparencia con el centro formativo y como protección ante una posible relación laboral encubierta.