Qué tienes que registrar (lo mínimo)
El registro debe recoger, día a día y por cada persona, la hora de inicio y de fin de la jornada. Si quieres un control fino (y te conviene), añade también las pausas. Con eso se calcula el tiempo efectivo de trabajo.
- Hora de entrada.
- Pausas y descansos (recomendable, sobre todo en jornada partida).
- Hora de salida.
- Totales por día y por mes.
Paso a paso
- 1Da de alta a tu equipo. Cada persona, con su identificador. Si son muchos, puedes importarlos desde un CSV o Excel.
- 2Elige cómo se ficha. Desde el móvil de cada persona o con una tablet en modo kiosco con PIN. En hostelería y comercio el kiosco funciona muy bien.
- 3Ficha cada día. Entrada al empezar, pausa cuando toque, salida al acabar. La hora real se guarda sola.
- 4Revisa el cómputo. Comprueba el total semanal y vigila las horas extra.
- 5Genera el informe. Al cierre de mes, descarga el Registro Horario en PDF para tu gestoría o para Inspección.
Plantya hace estos cinco pasos por ti: tu equipo ficha y el registro se genera solo.
Empezar gratisPor qué el papel y el Excel se quedan cortos
Una hoja de fichaje en papel o un Excel son legales, pero frágiles: cualquiera los edita a final de mes y no demuestran la hora real. Ante una reclamación o una inspección, un registro manipulable juega en tu contra. Un sistema digital marca la hora exacta y la deja sellada. Lo explicamos en ¿es obligatorio el registro horario?.
Errores que conviene evitar
- Rellenar el registro a final de mes “de memoria”: no es fiable.
- No registrar a los contratos a tiempo parcial (ahí el control es más estricto).
- Guardar los registros donde la plantilla no puede consultarlos.
- No conservar el histórico los cuatro años que exige la ley.
Regla de oro: cuanto menos esfuerzo cueste fichar, más fiable será tu registro. Si fichar es un fastidio, la gente no ficha.